BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN Là báo cáo về việc sử dụng HĐ trong kỳ xem các bạn đã viết, xuất ra bao nhiêu hóa đơn, trong đó có bao nhiêu HĐ bị xóa bỏ, hủy, hay mất.
1. Đối tượng phải làm báo cáo:
- DN đã mua hóa đơn của Thuế, hoặc đã đặt in /tự in và làm thông báo phát hành thì phải làm BC tình hình sử dụng hóa đơn (dù trong kỳ ko xuất ). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)
=>Nếu chưa mua HĐ, hoặc chưa làm TB phát hành thì không phải làm BC THSDHĐ
+ Không phải làm báo cáo hóa đơn nếu chỉ mới thông báo phát hành, mà chưa sử dụng: Theo Công văn số 4861/TCT-CS ngày 4/12/2018 của Tổng cục Thuế về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì: trường hợp doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn trong quý I (Ví dụ: ngày 28/01/2019) nhưng đăng ký thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn là từ quý II (Ví dụ ngày 05/04/2019) thì không phải nộp báo cáo hóa đơn của quý I.
2. Mẫu báo cáo: BC26/AC
Sau đây, Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK:
- Bước 1: Mở PMHTKK: Chọn“ Hóa đơn ”
Trong mục hóa đơn chúng ta thấy có 2 loại BC26/AC:
+ Loại 1: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng: dành cho Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn.
+ Loại 2: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Dành cho các công ty còn lại có hóa đơn đầu ra không phải các hóa đơn như loại 1.
Ở ngoài doanh nghiệp hầu hết sử dụng loại 2.Nếu doanh nghiệp của bạn không thuộc lĩnh vực viễn thông, điện, nước, ngân hàng, vận tải thì các bạn chọn loại 2 nhé.
+ Bước 2: Chọn " Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) "
+ Bước 3: Chọn kỳ báo cáo
- Theo tháng : Dành cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.
- Theo quý: Dành cho các DN còn lại ( ko thuộc DS các DN rủi ro về Thuế )
=> Nếu doanh nghiệp của bạn không nhận được thông báo của Thuế về việc DN thuộc diện rủi ro cao về thuế thì các bạn sẽ làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý (bao gồm cả các công ty mới thành lập cũng làm theo quý )
( Theo Khoản 4 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC Sửa đổi khổ thứ hai Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC )
Sau khi các bạn chọn xong kỳ báo cáo thì ấn đồng ý để vào giao diên của mẫu báo cáo
3. Cách làm BC26/AC
- Căn cứ :
+ Các quyển HĐ đầu ra đã xuất trong kỳ.
+ TB01/AC (TH lần đầu tiên làm, hoặc phát hành thêm HĐ).
+ BC26/AC của kỳ trước.
+ BC mất cháy hỏng HĐ, Các hóa đơn đã viết sai - gạch chéo hoặc biên bản thu hồi HĐ (HĐ xóa bỏ).
+ BC hủy HĐ trong kỳ .
- Cách thực hiện :
- Chọn: Mã loại HĐ : 
+ Các công ty kê khai tính thuế theo PP Khấu trừ: sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng thì chọn: 01GTKT
+ Các công ty kê khai tính thuế theo PP TRỰC TIẾP: sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn: 02GTTT
Công ty kế toán thiên ưng sử dụng hóa đơn GTGT nên trong hình các bạn đang thấy: Mã loại hóa đơn là: 01GTKT
- Cột 2: Tên loại HĐ: Phần mềm tự động nhảy tên loại hóa đơn theo Mã loại hóa đơn mà các bạn đã chọn.
- Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn: PM đang hiển thị 6 ký tự: 01GTKT mà đúng là phải 11 ký tự. Chúng ta phải điền thêm 5 ký tự . Các bạn lấy thông tin về ký hiệu mẫu hóa đơn Ở góc bên phải của HĐ đầu ra. Trên hình là Ký hiệu của Thiên Ưng là 01GTKT3/001.
- Cột 4 : Ký hiệu HĐ : Lấy ở góc phải dòng 2 trên hóa đơn đầu ra: TU/15P
- Cột 5 : Tổng số : tự nhảy
- Cột 6/ Cột 7 : Số tồn đầu kỳ:
+ Nếu đây là lần đầu tiên công ty bạn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho số hóa đơn mới phát hành hoặc mua trong kỳ thì cột 6 và 7 các bạn bỏ trống.
+ Nếu các quý trước công ty bạn đã làm báo cáo và có số tiền cuối kỳ thì số tồn đầu kỳ cột 6 + 7 chính bằng số tồn cuối kỳ của kỳ trước (cột 20 + 21 của kỳ trước). Chú ý nếu phần mềm không tự động chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên số tồn đầu kỳ của kỳ này thì các bạn phải gõ tay.
- Cột 8/ Cột 9 : Số phát hành trong kỳ : Là số HĐ tôi đã mua hoặc đã làm TB phát hành trong kỳ (Căn cứ vào TB01/AC ).
(Trường hợp trong kỳ vừa có mẫu hóa đơn cũ đang sử dụng và có cả số phát hành mới mà khác Ký hiệu mẫu hóa đơn. khác ký hiệu hóa đơn thì các bạn phải làm ra 2 dòng khác nhau cho 2 Ký hiệu hóa đơn đó bằng các ấn "F5" để thêm dòng và làm mỗi loại 1 dòng)
- Cột 10+11+12 : Tự nhảy
- Cột 13 tạm thời bỏ qua các bạn làm sau)
Sang xóa bỏ (cột 15), mất (cột 17) ,hủy (cột 19).
Phân biệt :
+ Xóa bỏ : Là các HĐ viết sai – đã gạch chéo (có thể lập BB thu hồi hoặc không )
+ Hủy : Là các HĐ chưa từng được sử dụng nay không sử dụng nữa nên hủy. (phải hủy theo điều 29 của TT39). Chỉ đưa vào cột này khi có báo cáo kết quả hủy.
+ Mất: Chỉ đưa vào khi đã làm TB mất HĐ. BC21/AC cho CQT (Mất mà chưa làm BC21 thì không đưa vào đây)
Chú ý : Nếu có từ 2 số xóa bỏ trở lên thì dùng dấu “ ; ” chấm phẩy để ngăn cách. Không dung dấu cách.
- Cột 13 : Số lượng đã sử dụng (được tính từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng trong quý)
Vd: Làm cho Qúy 1 thì tính từ 01/01 đến 31/03
Cột 13 = Số cuối cùng SD trong quý - Số đầu tiên sử dụng trong quý + 1 - Các số hóa đơn đã: xóa bỏ (cột 15), mất (cột 17) ,hủy (cột 19).
4. Cách kiểm tra đối chiếu đúng sai.
+ Ấn Ghi , nếu báo đỏ thì chỗ đó sai, xem và sửa lại.
+ Kiểm tra số tồn cuối kỳ : Số tồn cuối kỳ là số kỳ sau chúng ta được sử dụng: Kiểm tra với ngày đầu tiên của quý sau xem có đúng là xuất số đầu tiên ko?
5. Thời hạn nộp báo cáo:
- Theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Ví dụ: BC THSDHĐ của tháng 10/2015. Hạn chậm nhất phải nộp là ngày 20/11/2015
- Theo quý: Chậm ngất là ngày 30 của tháng đầu quý sau
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau
6. Xử phạt vi phạm
- Làm sai: phạt từ 200.000 đến 1tr
(Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành Quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị phạt tiền)
(Theo khoản 7 điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2016)
- Nộp chậm:
+ Từ 1 – 5 ngày : Ko bị phạt
+ Từ 6 – 10 ngày : Cảnh cáo
+ Trên 10 ngày – 20 ngày : Phạt từ 2-4tr
+ Trên 20 ngày : Phạt từ 4 – 8tr
(Theo Điều 13 của TT 10/2014/TT-BTC)
Để không bị phạt vì nộp muộn thì sau khi làm xong bạn cần kết xuất ra file định dạng XML và tiến hành nộp qua mạng điện tử Online năm 2019.
Hướng dẫn nộp báo cáo sử dụng hóa đơn qua mạng bạn xem trong Video dưới đây:
Kế Toán Thiên Ưng xin chúc các bạn làm BC26/AC Thành công!
