Tính đến thời điểm hiện nay, theo quy định của hệ thống kế toán Việt Nam hiện hành có nhiều khoản dự phòng nhằm đáp ứng các yêu cầu về mặt quản lý cũng như dự tính bù đắp các khoản tổn thất của doanh nghiệp, đó là các khoản dự phòng giảm giá các khoản đầu tư tài chính (ngắn hạn, dài hạn); dự phòng phải thu; dự phòng giảm giá Hàng tồn kho; dự phòng trợ cấp mất việc làm; dự phòng phải trả và quỹ dự phòng tài chính.
Về mặt bản chất có thể chia cáckhoản dự phòng ra làm 03 nhóm như sau:
Nhóm một: là nhóm dự phòng nhằm bùđắp tổn thất tài sản của doanh nghiệp, gồm có dự phòng giảm giá đầu tư tàichính (dài hạn và ngắn hạn); dự phòng nợ phải thu khó đòi; dự phòng giảm giáhàng tồn kho;
Nhóm hai: là nhóm dự phòng về khảnăng phát sinh nợ phải trả của doanh nghiệp, gồm có dự phòng trợ cấp mất việclàm và dự phòng phải trả (như dự phòng về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, tái cơcấu doanh nghiệp, dự phòng cho các hợp đồng có rủi ro lớn,…);
Nhóm ba: dự phòng quỹ thuộc vốnchủ sở hữu của doanh nghiệp. Hiện nay có quỹ dự phòng tài chính. Đây là dựphòng về khả năng tổn thất vốn chủ sở hữu do những nguyên nhân khách quan.
Chi tiết về cách trích lập, lấy vào chi phí được trừ mời các bạn xem tại đây:
Thứ nhất, về nguyên tắc hạch toán và xử lý các khoản dự phòng
Đối với nhóm dự phòng mang tính bù đắp tổn thất tài sản, dự phòng mang tính chất Nợ phải trả thì quy trình đượcxác định như sau:
+ Thời điểm trích lập lần đầu tiên (năm N): cuối kỳ kế toán, khi có dấu hiệu và bằng chứng về khoản tổn thất tàisản và khả năng phải thanh toán chi trả thì sẽ tính toán và trích lập khoản dựphòng cho kỳ kế toán tiếp theo bằng cách ghi tăng chi phí và ghi tăng các khoảndự phòng (Nợ TK chi phí/Có TK dự phòng), cụ thể đối với dự phòng các khoản đầutư tài chính (TK 129, 229) thì ghi tăng chi phí tài chính, đối với dự phònggiảm giá hàng tồn kho (TK 159) thì ghi tăng giá vốn hàng bán, đối với dự phòngnợ phải thu khó đòi (TK 139) ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp, đối với dựphòng trợ cấp mất việc làm (TK 351) ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp, đốivới dự phòng Nợ phải trả (TK 352) ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp, ghităng chi phí bán hàng, ghi tăng chi phí sản xuất chung.
+ Sang kỳ kế toán tiếp theo (N+1):các khoản dự phòng sẽ được xử lý căn cứ vào các tình huống sau:
Tình huống 1 - nếu tổn thất xảyra, sẽ dùng quỹ dự phòng đã trích lập để bù đắp. Tức là có sự đối chiếu giữa sốđã trích lập và số tổn thất thực tế xảy ra, tức là ghi giảm số đã trích dựphòng và ghi giảm tổn thất (Nợ TK Dự phòng/Có TK các khoản bị tổn thất)
a) Nếu số đã tổn thất thực tếkhông vượt quá số dự phòng đã trích lập thì toàn bộ số tổn thất sẽ được bù đắpbằng số dự phòng đã trích lập bằng cách ghi Nợ TK Dự phòng/Có TK các khoản bịtổn thất.
b) Nếu số đã tổn thất thực tế vượtquá số dự phòng đã trích lập thì phần chênh lệch thiếu được ghi tăng vào chiphí của kỳ phát sinh: Nợ TK dự phòng, Nợ TK chi phí/Có các TK tổn thất.
Tình huống 2 - nếu tổn thất khôngxảy ra, do doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ nhưng không tổn thất hoặc doanhnghiệp không phát sinh nghiệp vụ liên quan thì toàn bộ số dự phòng đã trích lậpnày có thể được sử dụng để cho năm sau.
+ Thời điểm cuối kỳ kế toán tiếptheo (N+1): cuối kỳ kế toán phải xác định lại số dự phòng cần trích lập cho kỳkế toán tiếp theo. Sau khi xác định được số dự phòng cần trích lập của kỳ kếtoán tiếp theo sẽ so sánh với số dự phòng đã trích lập của kỳ kế toán trước thìsẽ xảy ra 03 tình huống là bằng nhau (không xử lý), lớn hơn (cần trích lập bổsung phần thiếu) và nhỏ hơn (hoàn nhập phần thừa). Trong trường hợp hoàn nhậpsẽ ghi giảm chi phí bằng cách: Nợ TK dự phòng/Có các TK chi phí.
+ Trong các kỳ kế toán tiếp theo:xử lý giống như kỳ N+1
Đối với nhóm dự phòng mang tínhquỹ thuộc vốn chủ sở hữu thì quy trình được xác định như sau:
+ Tạm trích lập: ghi nhận giảm Lợinhuận sau thuế chưa phân phối năm nay và tăng quỹ dự phòng tài chính. Căn cứvào các nghiệp vụ phát sinh trong năm liên quan đến tổn thất và căn cứ vào quychế tài chính sẽ dùng quỹ dự phòng tài chính để bù đắp bằng cách ghi giảm quỹdự phòng tài chính và giảm tổn thất.
+ Khi quyết toán được duyệt, căncứ vào quyết định về số trích lập quỹ dự phòng chính thức sẽ đối chiếu với sốđã tạm trích lập để ghi nhận. Nếu trích lập bổ sung sẽ ghi giảm Lợi nhuận sauthuế chưa phân phối năm trước và tăng quỹ dự phòng tài chính; nếu số trích lậpít hơn sẽ hoàn nhập bằng cách ghi tăng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối nămtrước và ghi giảm quỹ dự phòng tài chính.
Như vậy, các khoản dự phòng về tổnthất tài sản và dự phòng về Nợ phải trả thì các doanh nghiệp phải được tínhtoán và ghi nhận vào chi phí một cách bắt buộc. Việc tính toán xác định mức dựphòng chỉ là các ước tính kế toán và nó mang nặng tính chủ quan của doanhnghiệp, từ đó ảnh hưởng đến các thông tin mà kế toán cung cấp đặc biệt là thôngtin trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Còn khoản dự phòng về quỹ thuộcvốn chủ sở hữu trích lập là bao nhiêu thì tùy theo từng chủ sở hữu, nó không hềảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong Báo cáo tàichính. Do vậy khoản trích lập quỹ này không nên có quy định bắt buộc với tất cảcác loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên dù là khoản dự phòng nào xét cho cùngcũng đều nhằm mục đính làm giảm thiểu những rủi ro về tài chính của doanhnghiệp khi thiệt hại thực tế xảy ra, cho nên các doanh nghiệp nên thực hiện một cách đầy đủ và kịp thời.
Thứ hai, cách ghi nhận và xử lýcác khoản dự phòng theo quy định hiện hành:
Theo quy định hiện hành có cáchtính toán, ghi nhận theo quy định của kế toán (chuẩn mực kế toán số 18 - cáckhoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng, chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC và Thông tư 244/2009/TT - BTC) và cách tính toán, ghinhận theo quy định của chính sách tài chính (Thông tư 228/2009/TT - BTC vàThông tư 89/2013/TT - BTC), có những điểm khác biệt:
+ Với chính sách tài chính thìnguyên tắc là khi trích lập ghi tăng chi phí/tăng quỹ dự phòng nhưng khi hoànnhập ghi giảm chi phí và giảm quỹ dự phòng; còn kế toán khi trích lập giốngchính sách tài chính, khi hoàn nhập ghi giảm quỹ dự phòng và giảm chi phí (trừdự phòng bảo hành công trình xây lắp được ghi vào thu nhập khác). Bên cạnh đó,các khoản dự phòng mang tính chất Nợ phải trả (tái cơ cấu doanh nghiệp, hợpđồng có rủi ro lớn, bảo hành công trình, sản phẩm) thì chưa có quy định cụ thểvề phương pháp, cách thức tính toán.
+ Với khoản trích lập dự phòngmang tính chất quỹ, như quỹ dự phòng tài chính thì thuộc sự điều chỉnh của cơchế tài chính khác mà không thuộc quy định về dự phòng này.
Với quy định cách xử lý khác nhaunày dẫn đến những người làm công tác kế toán không biết nên áp dụng như thếnào. Về việc trích lập lần đầu, trích lập bổ sung thêm đều tính vào chi phí thìcơ bản đã thống nhất, nhưng về việc hoàn nhập thì còn có sự khác biệt. Đi sâuvề bản chất, ta thấy dù theo phương pháp xử lý hoàn nhập nào (ghi giảm chi phíhay tăng thu nhập) đều làm cho kết quả trong kỳ tăng lên. Nhưng thực tế vẫn cầnphải có sự thống nhất giữa hai quy định này? Hơn nữa, những khoản dự phòng màThông tư 228 và Thông tư 89 chưa quy định mà doanh nghiệp vẫn tiến hành tríchlập thì có được coi là khoản chi phí hợp lý của doanh nghiệp hay không? Đây là những vấn đề cần thiết phải được làm rõ thêm.
Th.s Đặng Thế Hưng
Học viện Tài chính
