Hướng dẫn cách định khoản hạch toán tài khoản vay ngắn hạn 311: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của doanh nghiệp, bao gồm các khoản tiền vay Ngân hàng, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp.
Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một năm tài chính.
Một số quy định cần chú ý khi hạch toán tài khoản vay ngắn hạn 311:
1. Kế toán tiền vay ngắn hạn phải theo dõi chi tiết số tiền đã vay, lãi vay, số tiền vay đã trả (gốc và lãi vay), số tiền còn phải trả theo từng đối tượng cho vay, theo từng khế ước vay.
2. Trường hợp vay bằng ngoại tệ, hoặc trả nợ vay bằng ngoại tệ phải theo dõi chi tiết gốc ngoại tệ riêng và quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc theo tỷ giá trên sổ kế toán (Bên Nợ TK 311 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán, bên Có TK 311 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng). Các khoản chênh lệch tỷ giá ở thời điểm vay và thời điểm trả nợ vay phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại nợ vay bằng ngoại tệ cuối năm tài chính (Giai đoạn SXKD) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trong năm.
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản vay ngắn hạn 311
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả về các khoản vay ngắn hạn;
- Số chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm (Do đánh giá lại nợ vay bằng ngoại tệ).
Bên Có:
- Số tiền vay ngắn hạn;
- Số chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng (Do đánh giá lại số nợ vay bằng ngoại tệ).
Số dư bên Có:
Số tiền còn nợ về các khoản vay ngắn hạn chưa trả.
Hướng dẫn hạch toán định khoản một số nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu liên quan đến tài khoản vay ngắn hạn 311:
1.Vay tiền để mua vật tư, hàng hoá, ghi:
a- Nếu vật tư, hàng hoá mua về để dùng cho sản xuất, kinh doanh sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 156 - Hàng hoá (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 311 - Vay ngắn hạn (Tổng giá thanh toán).
b- Nếu vật tư, hàng hoá mua về để dùng cho sản xuất, kinh doanh sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị vật tư, hàng hoá mua vào gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán), ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá thanh toán)
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (Tổng giá thanh toán)
Nợ TK 156 – Hàng hoá (Tổng giá thanh toán)
Có TK 311 – Vay ngắn hạn (Tổng giá thanh toán).
2. Khi có hợp đồng mua, bán thanh toán bằng hình thức thư tín dụng, doanh nghiệp vay tiền ngân hàng để mở thư tín dụng, ghi:
Nợ TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Có TK 311 – Vay ngắn hạn.
3. Vay tiền để trả nợ người bán, trả nợ dài hạn, trả nợ vay dài hạn, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 341 - Vay dài hạn
Nợ TK 342 - Nợ dài hạn
Có TK 311 - Vay ngắn hạn.
4. Vay ngoại tệ để trả nợ người bán, trả nợ khách hàng, trả nợ dài hạn, trả nợ vay dài hạn, phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày giao dịch:
a- Trường hợp tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 341 - Vay dài hạn (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 342 - Nợ dài hạn (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 311 - Vay ngắn hạn (Theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Số chênh lệch giữa tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán).
b- Trường hợp tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 341 - Vay dài hạn (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 342 - Nợ dài hạn (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số chênh lệch giữa tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 311 - Vay ngắn hạn (Theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng).
5. Vay tiền về nhập quỹ tiền mặt hoặc chuyển vào tài khoản tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 311- Vay ngắn hạn.
6. Khi vay ngắn hạn bằng ngoại tệ để mua nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá nhập kho hoặc sử dụng ngay hoặc trả tiền thuê dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 152, 156, 627, 641, 642 (Theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng)
Có TK 311 – Vay ngắn hạn (Theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng).
7. Khi doanh nghiệp trả nợ tiền vay ngắn hạn bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn
Có các TK 111, 112.
8- Khi thanh toán nợ vay ngắn hạn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi bằng ngoại tệ trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh:
a- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 311)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có các TK 111(1112), 112 (1122) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 1112, 1122).
b- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 311)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái)
Có các TK 111(1112), 112 (1122) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 1112, 1122).
9- Khi thanh toán nợ vay ngắn hạn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi bằng ngoại tệ của hoạt động đầu tư XDCB (giai đoạn trước hoạt động)
a- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ vay ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 311)
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có các TK 111(1112), 112 (1122) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 1112, 1122).
b- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ vay ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 311)
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) (Lãi tỷ giá hối đoái)
Có các TK 111(1112), 112 (1122) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán của TK 1112, 1122).
10- Cuối niên độ kế toán, số dư nợ vay ngắn hạn có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính:
a- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
b- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 311 – Vay ngắn hạn.
